IL PROCESSO CIVILE TELEMATICO
Il "Processo Civile Telematico", inteso come il sistema di servizi informatici che, gradualmente, sostituirà la maggior parte delle operazioni di cancelleria, di deposito e notifica degli atti giudiziari, è diventato realtà dal 30 giugno 2014.
Nato dall'esigenza di combinare le nuove tecnologie dell'informazione e della comunicazione con l'organizzazione della giustizia, il PCT è stato sviluppato con il fine di rendere più celere ed efficiente lo svolgimento dei processi attraverso l'utilizzo degli strumenti telematici.
L’evoluzione normativa
Le radici normative di quella che può essere considerata una vera e propria rivoluzione nel sistema giustizia del Paese affondano nel d.p.r. n. 123/2001 ("Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti") e nelle norme successive (tra cui il d.m. n. 44/2011), fino alla legge n. 228/2012 ("Legge stabilità 2013") e al d.l. n. 90/2014 che ne hanno sancito l'obbligatorietà a decorrere dal 30 giugno 2014.
Il regime di obbligatorietà
A far data dal 30 giugno scorso, secondo il disposto dell’art. 16-bis del d.l. n. 179/2012 (per come stabilito dall’art. 44 del d.l. n. 90/2014) il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite, nei procedimenti civili, contenziosi e di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, deve obbligatoriamente ed esclusivamente avvenire con modalità telematiche.
Allo stesso modo si procede nei processi esecutivi, di cui al libro III del codice di procedura civile successivamente al deposito dell'atto con cui inizia l'esecuzione, nelle procedure concorsuali esclusivamente con riguardo al deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario, nei procedimenti davanti al tribunale di cui al libro IV, titolo I, capo I del codice di procedura civile, escluso il giudizio di opposizione.
Resta ferma l'applicazione del deposito telematico per i ricorsi per decreto ingiuntivo (d.l. n. 90/2014) e per i relativi giudizi di opposizione.
Fino al 30 dicembre 2014, l’obbligo era riferito soltanto ai procedimenti iscritti a ruolo dal 30 giugno, mentre per quelli già pendenti, il deposito telematico era facoltativo.
A partire dal 31 dicembre 2014, invece, anche per le cause cominciate prima del 30 giugno 2014, tutti gli atti endoprocessuali (nati cioè durante il processo) indicati dall’art. 16-bis, 4° comma, d.l. n. 179/2012, oltre ai ricorsi per decreto ingiuntivo, qualunque sia la data di
avvio del giudizio vanno depositati esclusivamente per via telematica.
Le scadenze
La data del 31 dicembre 2014 non rappresenta l’ultimo step per l’applicazione del PCT, essendo previste due ulteriori e vicine scadenze.
La prima, per l’effetto della novella apportata dall’art. 18, comma 4, del d.l. n. 132/2014 (c.d. “decreto giustizia”) al 2 comma dell’art. 16-bis del d.l. n. 179/2012, prevede che a decorrere dal 31 marzo 2015, il deposito della nota di iscrizione a ruolo e le copie conformi degli atti indicati negli artt. 518, 6° comma, 543, quarto comma e 557 secondo comma c.p.c. (atto di citazione, titolo esecutivo, precetto) nei procedimenti di espropriazione forzata avvenga esclusivamente con modalità telematiche.
La seconda fissa, invece, a partire dal 30 giugno 2015, come disposto dal comma 9-ter dell’art. 16-bis del d.l. n. 179/2012 (introdotto dall’art. 44 del d.l. 90/2014), l’obbligatorietà del deposito telematico per tutti gli atti processuali e i documenti dei difensori delle parti precedentemente costituite, nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione innanzi alla Corte d’Appello. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria.
Gli strumenti necessari
Oltre a un pc con sistema operativo aggiornato, un collegamento internet (preferibilmente a banda larga), un normale programma di videoscrittura (openoffice, ms word, ecc.) e uno scanner per trasformare i formati dei documenti da allegare ai fascicoli informatici, la gestione telematica richiede il possesso dei seguenti strumenti, che vengono forniti da diverse società operanti sul mercato (molte delle quali hanno stipulato delle convenzioni direttamente con gli ordini di appartenenza):
» Dispositivo di autenticazione e firma digitale
Si tratta di un dispositivo, contenuto in un supporto chiamato “token”, in genere sotto forma di smart card o di chiavetta usb, contenente i certificati digitali di autenticazione della firma, rilasciati da un ente certificatore accreditato.
La firma digitale, in sostanza, consente di sottoscrivere un determinato atto o documento digitalmente, assumendone la "paternità" e attraverso il collegamento col dispositivo di autenticazione (mediante un pin), l'utente può farsi identificare sul web in maniera certa essendo riconosciuto dal sistema giustizia come soggetto abilitato per il processo telematico;
(Vedi l'approfondimento: la firma digitale)
» Redattore atti È un software che consente la creazione della c.d. "busta telematica" per il deposito degli atti e dei documenti del procedimento.
Il Pct prevede, infatti, che il deposito obbligatorio avvenga tramite una busta informatica (o busta xml) che contenga gli atti da depositare debitamente e digitalmente sottoscritti, gli allegati e i dati relativi allo specifico provvedimento, oltre all'indice del contenuto della busta stessa, e che venga inviata tramite pec.
Il redattore è implementato in modo da compilare i necessari file informatici che devono accompagnare gli atti da depositare permettendo alla cancelleria di identificarli, individuarli ed indirizzarne il contenuto nel relativo fascicolo virtuale.
Un elenco dei redattori atti disponibili gratuitamente e censiti dal Ministero della Giustizia è disponibile sul portale pst.giustizia.it (vai all’elenco dei redattori atti);
(Vedi l'approfondimento: Il redattore degli atti)
È l'infrastruttura gestita dal Ministero della Giustizia per assicurare l'accesso ai soggetti abilitati esterni ai servizi di consultazione e di trasmissione telematica degli atti e dei documenti.
In sostanza, ha la funzione di riconoscere con certezza gli utenti (avvocati, praticanti, ecc.), in possesso di certificato di autenticazione consentendo di accedere al processo telematico e di utilizzare il servizio.
Per iscriversi ad un PDA è possibile rivolgersi a qualunque fornitore, pubblico o privato, accreditato presso il Ministero (l'elenco è reperibile sul sito pst.giustizia.it, vai all’elenco dei PDA).
(Vedi l'approfondimento: I punti di accesso nel PCT)
Le principali funzionalità del "PCT"
Le principali funzionalità offerte dal Processo Civile Telematico, ormai noto con l'acronimo "PCT", riguardano fondamentalmente quattro macro-aree: le consultazioni; le comunicazioni e notificazioni telematiche; i pagamenti telematici e il deposito degli atti giudiziari.
Il Pct consente la consultazione telematica delle informazioni concernenti i procedimenti civili presso un ufficio giudiziario, permettendo di conoscere, in tempo reale, lo stato e l’iter del procedimento (consultazione dei registri di cancelleria) e il contenuto documentale del fascicolo processuale in formato elettronico.
L’accesso è soggetto ai vincoli definiti dalla normativa attraverso la definizione di stringenti regole per la visibilità delle informazioni in funzione del ruolo svolto dall’utente nell’ambito del procedimento.
Gli utenti c.d. “qualificati” (avvocati, praticanti, magistrati, cancellieri, ecc.), previa identificazione c.d. “forte” tramite token crittografico (chiavetta usb, smart card, ecc.), rilasciato da una P.A. centrale o locale, ovvero da un certificatore accreditato al rilascio della firma digitale, possono accedere ai servizi riservati.
Tali utenti, dopo l'autenticazione da remoto, potranno consultare lo stato di un procedimento, avere accesso ai dati di registri di cancelleria e agli atti del fascicolo in formato elettronico (una volta trasmessi in modalità telematica o acquisiti dalle varie cancellerie).
Per i cittadini e gli utenti è prevista altresì un'area pubblica, accessibile senza necessità di autenticazione, che consente modalità di consultazione anonima e parziale, inerente cioè i soli dati di gestione dell’iter processuale e le informazioni contenute nei registri di cancelleria, mostrando però in formato oscurato tutte le informazioni relative ai dati anagrafici delle parti processuali e dei loro difensori e i dettagli del fascicolo dai quali è possibile risalire alle informazioni di carattere personale e riservato.
La consultazione può essere effettuata individuando l’ufficio giudiziario, tramite la scelta guidata per area geografica e la tipologia del procedimento cui si è interessati (civile, lavoro, esecuzioni, procedure concorsuali, ecc.).
» Comunicazioni e notificazioni
In merito alle comunicazioni di cancelleria, il PCT permette agli uffici giudiziari di comunicare gli eventi prescritti dalla legge o dal giudice (agli avvocati, agli ausiliari del giudice, ecc.) con l'uso della Posta Elettronica Certificata del soggetto destinatario.
Per poter ricevere le comunicazioni o notificazioni via pec il destinatario (soggetto abilitato esterno) dovrà essere censito nel registro generale dei indirizzi elettronici (RegindE), avere indirizzo pec e certificato di autenticazione per accedere all’area riservata del portale dei servizi telematici.
Il destinatario abilitato riceverà, all’indirizzo registrato, una pec contenente il testo della comunicazione, l’oggetto e i file con i dati strutturati (in formato xml) contenuti nella comunicazione stessa.
A conferma della consegna, l’ufficio giudiziario mittente dovrà ricevere dopo l’invio della pec di comunicazione, l’apposita “ricevuta di avvenuta consegna”, con data e ora che definiscono il momento in cui la comunicazione è perfezionata, attestando, quindi, che il contenuto è stato portato a conoscenza del destinatario. La ricevuta viene conservata nel fascicolo informatico.
Analogamente alle comunicazioni, anche le notificazioni degli atti civili, amministrativi e stragiudiziali da parte degli avvocati e dei procuratori legali, consentite dall’art. 3-bis della l. n. 53/1994, si effettuano a mezzo pec,senza bisogno della richiesta di autorizzazione al proprio Consiglio dell’ordine (eliminata dall’art. 46 d.l. 90/2014).
Secondo le specifiche tecniche di cui all’art. 34 del d.m. n. 44/2011, contenute nel provvedimento 16 aprile 2014, la pec di notifica deve contenere nell’oggetto la dizione “notificazione ai sensi della l. n. 53/1994” e in allegato: l’atto da notificare in formato pdf, eventuale procura alle liti in formato pdf, la relazione di notifica, predisposta su documento informatico separato e sottoscritta con firma digitale.
Prima dell’invio della notifica a mezzo pec è bene richiedere la “ricevuta di avvenuta consegna di tipo completa” (cfr. art. 18, 6° comma, d.m. n. 44/2011) che consente al notificante la dimostrazione immediata di quanto inviato, con l’apertura della ricevuta (la quale riporterà, infatti, tutti i file notificati).
La notifica si intende perfezionata nel momento in cui il sistema genera la ricevuta di accettazione (Rac) e al destinatario viene inviata l’apposita ricevuta di avvenuta consegna (RdAC).
L’atto notificato, unitamente alla Rac e alla RdAC vanno inserite a cura del notificante nella busta telematica contenente il deposito da inviare alla cancelleria (ex art. 19-bis, comma 5, provvedimento 16.4.2014).
Le specifiche tecniche del 16 aprile 2014 sono state recentemente modificate da un nuovo provvedimento del responsabile dei sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia del 28 dicembre 2015. Con tale provvedimento, in particolare, sono state individuate le modalità attraverso le quali attestare la conformità apposta su un documento informatico separato rispetto a quello che si intende autenticare. In sostanza è oggi a tal fine necessario inserire l'attestazione in un documento in formato pdf, che descriva chiaramente quale sia il documento di cui si sta attestando la conformità e indichi precisamente il nome del relativo file. Il pdf va quindi sottoscritto con firma digitale o elettronica qualificata e inserito, unitamente al documento autenticato, nella busta telematica o nel messaggio pec, a seconda che si debba provvedere a un deposito o a una notifica.
(vedi anche: Le notifiche nel PCT)
Attraverso il PCT, inoltre, è possibile eseguire in modalità telematica (previa autenticazione e utilizzo delle funzionalità messe a disposizione dal Pda o tramite portale servizi telematici) i pagamenti relativi alle spese di giustizia, ai diritti e al contributo unificato, con valore liberatorio per il soggetto a nome del quale il pagamento è stato effettuato.
L'attestazione dell'avvenuto pagamento è un documento informatico rilasciato dal soggetto autorizzato ad erogare servizi di pagamento e da questi firmato digitalmente.
Il documento informatico ha valore 'liberatorio' per il soggetto a nome del quale è stato eseguito il pagamento.
Il versamento può essere eseguito tramite strumenti del circuito bancario o postale (con bonifico bancario intestato alla Tesoreria dello Stato, addebito su conto corrente postale, ecc.) e per poter procedere al pagamento telematico occorrono le seguenti informazioni: ufficio giudiziario, causale del pagamento, importo da versare, coordinate bancarie o postali, indicazione del soggetto pagante (chi esegue materialmente il versamento) e del soggetto versante (il soggetto effettivamente debitore nei confronti della P.A.).
Una volta effettuata l’operazione, il sistema rilascia ricevuta di avvenuto versamento (RT, ricevuta telematica), firmata digitalmente dal prestatore del servizio di pagamento e contenente identificativo univoco di pagamento, che consente di individuare in modo certo il pagamento eseguito, l’esito dello stesso, la causale e l’istituto attestante l’avvenuto pagamento.
La RT così ottenuta può essere consegnata materialmente o per via telematica all’ufficio giudiziario (a norma del d.m. n. 44/2011) quale attestazione dell’avvenuto pagamento.
Nell’ipotesi in cui il pagamento telematico, di diritti, contributi o spese, venga effettuato attraverso versamenti multipli, occorre inoltrare, in maniera tradizionale o mediante flusso telematico, tutte le ricevute telematiche relative ai pagamenti.
In caso di somme erroneamente versate, è possibile ottenere il rimborso presentando apposita istanza in cancelleria per la necessaria istruzione della procedura e per l’emissione e l’invio del decreto di liquidazione all’Agenzia delle Entrate competente.
Il "deposito telematico", infine, è decisamente la funzionalità più importante del PCT perchè consente l'invio, tramite strumenti informatici e via Pec, degli atti processuali e dei documenti sottoscritti con firma digitale:
A partire dal 31 dicembre scorso, la forma telematica è diventata l’unica possibile, indipendentemente dalla data di avvio dei procedimenti, per il deposito di tutti gli atti processuali (e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite) indicati dall’art. 16-bis del d.l. n. 179/2012, oltre ai ricorsi per decreto ingiuntivo, e non saranno più accettati quelli cartacei.
Secondo il dettato normativo restano tutt’oggi esclusi gli “atti introduttivi” e quelli di costituzione del processo civile (atto di citazione, ricorso, comparse, memorie), giacchè l’art. 16-bis dispone espressamente che il deposito riguarda gli atti e i documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituiti.
Tuttavia, ai sensi dell’art. 16-bis, comma 5, d.l. n. 179/2012 e dell’art. 35 del d.m. n. 44/2011, diversi tribunali sono stati autorizzati, con appositi decreti DGSIA, una volta accertate le funzionalità dei servizi di comunicazione, a ricevere per via telematica anche altri atti, tra cui, spesso, anche le comparse di costituzione.
Inoltre, indipendentemente dal DGSIA, sono diverse ormai le pronunce della giurisprudenza (di merito) che ritengono ammissibile il deposito telematico anche degli atti introduttivi e di qualsiasi altra tipologia, ancorché non compresa tra quelli indicati come obbligatori o facoltativi dalla legge, sull’assunto che non essendo previste forme determinate né espresse sanzioni di nullità, possa essere scelta quella più idonea al raggiungimento dello scopo e, una volta che lo stesso è stato raggiunto, è da ritenersi sanato ogni eventuale profilo di irregolarità (cfr. Trib. Genova 1.12.2014; Trib. Milano 7.10.2014; Trib. Brescia n. 918/2014; Trib. Bologna 16.7.2014; Trib. Vercelli 4.8.2014).
Previo possesso degli strumenti informatici sopraindicati, il deposito degli atti deve avvenire secondo le modalità tecniche previste attraverso l'apposito confezionamento della "busta" informatica, da inviare, come allegato, all’indirizzo pec dell’ufficio giudiziario destinatario.
La busta dovrà contenere, oltre all’atto vero e proprio in formato pdf, anche gli allegati nei formati ammessi e una struttura “dati” (file XML) contenente le informazioni fondamentali riferite all’atto (esistono diversi software appositi per la creazione di tale struttura). Tutti i documenti inseriti nella busta informatica (atto, allegati e struttura) devono essere sottoscritti con firma digitale dal soggetto che procede al deposito.
Una volta inviata la pec, il mittente dovrà ricevere dal dominio giustizia la “ricevuta di avvenuta consegna”, la cui data e ora determinano il momento della ricezione ai fini dei termini processuali. Ove riceva, invece, “avviso mancata consegna” significa che la pec non è stata consegnata all’ufficio giudiziario e, dunque, il deposito non è perfezionato. Occorrerà a questo punto ritentare e, in caso di esito ulteriormente negativo, rivolgersi al proprio gestore di pec o al Pda.
L’art. 51 del d.l. n. 90/2014 stabilisce che nel caso in cui la busta da depositare telematicamente ecceda la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche (il limite di capacità è di 30 MB), si dovrà procedere al successivo invio di ulteriori buste (quindi di più messaggi di posta elettronica certificata) entro i termini.
Si intende che per essere considerato “tempestivo” il deposito di tutte le buste deve essere eseguito entro la fine (ore 23:59) del giorno di scadenza.
» Perfezionamento del deposito telematico
L’art. 51 del decreto legge n. 90/2014, modificando l’art. 16-bis del d.l. n. 179/2012, ha previsto che il momento del perfezionamento del deposito telematico è quello indicato dalla ricevuta di avvenuta consegna generata dal gestore pec del Ministero della Giustizia.
A differenza della regola precedente (di cui all’art. 13 del d.m. n. 44/2011) che prevedeva che quando la ricevuta era rilasciata dopo le ore 14:00 il deposito era da considerarsi effettuato il giorno feriale immediatamente successivo, ora è espressamente indicato che il deposito si considera “tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'art. 155, quarto e quinto comma, del codice di procedura civile”.
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