DOCFLY CONSERVAZIONE DIGITALE - SERVIZIO IN OUTSOURCING DI VERSAMENTO E CONSERVAZIONE

DocFly è l´innovativo servizio di Conservazione Digitale di Aruba (conosciuto anche come conservazione sostitutiva) in grado di fornire un valido supporto a tutte le attività legate alla conservazione nel tempo dei dati, archiviazione e conservazione di documenti, documenti fiscali, messaggi di Posta Elettronica Certificata e relativi allegati.

Con la conservazione i tuoi documenti o le tue mail manterranno valore legale grazie all´apposizione della Marca Temporale e della Firma Digitale, che permetteranno di assicurarne integrità e autenticità nonché la certezza della data di archiviazione, in conformità con la vigente normativa in materia.

Si tratta di un servizio utile e vantaggioso per aziende e Pubblica Amministrazione che, usufruendone, possono evitare le spese relative ai costi di stampa, stoccaggio ed archiviazione dei documenti da conservare per diversi anni.

Per andare incontro alle diverse esigenze del mercato, Aruba è in grado di fornire soluzioni personalizzate ad hoc a partire dalla semplice integrazione con sistemi di document management o sistemi gestionali del cliente, fino a soluzioni più complesse che permettono di integrare il servizio con altre soluzioni come i sistemi di firma massiva.

La conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) è l´insieme delle attività e dei processi che, tramite l´adozione di regole, procedure e tecnologie, garantiscono l´accessibilità, l´utilizzabilità (leggibilità e intelligibilità), l´autenticità (identificabilità univoca e integrità) e la reperibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati nel medio e nel lungo periodo, in un ambiente tecnologico presumibilmente diverso da quello originario.

Le opportune procedure di conservazione avvengono mediante un sistema di conservazione a norma, in attuazione di quanto previsto dall´art. 44, comma 1 del Codice dell´Amministrazione Digitale (d.lgs. n. 82/2005) e dalle Regole Tecniche in materia di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice.

Il sistema di conservazione offerto da IT civitas.net aderisce completamente al modello concettuale proposto dalla normativa vigente, garantendo l´accesso agli oggetti digitali conservati per tutto il periodo prescritto dalla legge, indipendentemente dall´evolversi del contesto tecnologico.

Il servizio è strutturato per accogliere il versamento dei documenti e dei metadati associati, trasformandoli in pacchetti di versamento opportunamente controllati e verificati, con contestuale rilascio del rapporto di versamento.

Il processo di conservazione, al fine di conservare e mantenere validi nel tempo i documenti informatici, in modo che sia sempre possibile ottemperare all´obbligo di esibizione imposto dal legislatore, prevede:

Il sistema di conservazione, secondo le Regole Tecniche, individua dei ruoli e delle responsabilità specifiche (art. 6), in base ai modelli organizzativi; tuttavia le politiche complessive del sistema e il suo governo sono affidate al Responsabile della Conservazione, figura di riferimento principale e opportunamente formata (art. 7).

La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno (art. 6, comma 7), che assume il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione e opera nel rispetto del "Manuale della Conservazione" redatto dal Responsabile della Conservazione dell´Ente o da Aruba.

Aruba, partner di IT civitas.net, alla luce di quanto prescritto dalla normativa, svolge le funzioni di Responsabile del Servizio di Conservazione, offrendo il proprio sistema di conservazione e fornendo il "Manuale della Conservazione", premurandosi di dettagliare le caratteristiche documentali e organizzative dell´ente o dell´azienda che sceglie Aruba come "soggetto esterno" conservatore.

I BENEFICI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE (EX CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA)

Ai vantaggi offerti dai ´tradizionali´ servizi IT civitas.net di archiviazione fisica, gestione elettronica dei documenti, acquisizione elettronica dei dati, portale internet dedicato, che consentono a enti e aziende clienti di recuperare lo spazio, le risorse e il tempo dedicati alla gestione degli archivi, abbattere i costi relativi e avere accesso rapido ai documenti, la conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) aggiunge ulteriori benefici: il recupero dei costi sostenuti, mediante lo smaltimento della carta, l´eliminazione dell´acquisto di materiali di consumo, il risparmio netto sulle imposte di bollo (per i documenti come i libri contabili, per i quali è richiesta).

Per l´erogazione del servizio IT civitas.net si avvale di un software sviluppato ad hoc e della collaborazione del Partner Aruba Pec.

Con i servizi di conservazione digitale (ex conservazione sostitutiva) e di fatturazione elettronica IT civitas.net completa la propria offerta di soluzioni integrate, dalla carta ai byte, per la gestione e valorizzazione del patrimonio documentale.

Elenco dei documenti che possono essere conservati digitalmente: