DPO OUTSOURCING

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La nuova figura del DPO Tra le numerose novità introdotte dal Nuovo Regolamento Europeo 2016/679 è prevista l´istituzione del DPO (Data Protection Officer), figura chiave per assicurare il corretto funzionamento del Sistema di Gestione dei Dati Personali.

L´importanza del DPO

Per alcune organizzazioni la designazione del Data Protection Officer DPO diverrà obbligatoria, mentre per altre potrà essere una scelta volontaria opportuna.

Perchè affidarsi a noi

L´incarico di DPO può essere ricoperto anche da un soggetto esterno dotato di congrui requisiti.

IT civitas.net vi offre la possibilità di esternalizzare la figura e i compiti del DPO sgravandovi delle incombenze previste.

Affidandovi ad IT civitas.net potrete contare sul contributo di un team di esperti con competenze specifiche in materia.

Il DPO IT civitas.net

monitora la conformità dei trattamenti
partecipa alla valutazione di impatto sulla protezione dei dati
partecipa all´analisi dei rischi e alla scelta delle misure mitigative
gestisce il registro dei trattamenti
gestisce i rapporti con gli interessati al trattamento
predispone la documentazione necessaria per adempiere agli obblighi normativi

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Data Protection Officer o DPO

Tra i nuovi adempimenti, è prevista una nuova figura professionale: il Responsabile per la protezione dei dati personali (Data Protection Officer).

Il Data Protection Officer o, per meglio dire, il Responsabile della Protezione dei Dati, è una nuova figura professionale che va ad inserirsi nel panorama, già nutrito, dei consulenti aziendali sempre più proiettati ad una totale compliance in materia di sicurezza nelle aziende

Il DPO (Data Protection Officer) sarà quindi un manager ma anche obbligatoriamente dovrà avere approfondite conoscenze sia in campo normativo sia in materia di sicurezza informatica.

Le attività del DPO potranno comprendere anche le attività già previste per il ruolo di responsabile privacy.

Il linea generale la qualifica di DPO – Data Protection Officer – di fatto muta l’attività del consulente privacy in azienda.

Il DPO è obbligatorio in qualsiasi caso in cui il trattamento sia effettuato:

da una pubblica amministrazione o da un suo organismo,
da società con più di 250 dipendenti,
da aziende, le cui attività principali siano costituite, per loro natura, scopo o finalità, da sistematico e regolare monitoraggio delle persone interessate, oppure se l'attività principale del titolare implicherà un trattamento su larga scala di dati sensibili, relativi alla salute o alla vita sessuale, genetici, oppure giudiziari e biometrici. (escluse comunque le autorità giurisdizionali)

Il DPO rimarrà in carica, come minimo, due anni, rinnovabili alla scadenza. L’incarico potrà essere affidato ad un soggetto terzo laddove, il precedente DPO, non detenga più le qualità richieste dalla norma.

Un DPO dovrà detenere qualità di natura professionale, esperienza ed abilità nell’area “legge sulla privacy”, nonché rispettare i compiti (o parte di essi come da accordi presi con l’amministrazione del titolare) previsti per detta figura. Il DPO non dovrà avere conflitti di interesse in azienda e dovrà essere coinvolto preventivamente nelle decisioni del management. Il DPO potrà anche essere un dipendente interno all'azienda oppure esterno in forza di un contratto di servizi.

I requisiti del DPO, Responsabile della protezione dei dati personali, nominato dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento, dovrà:

1. possedere un'adeguata conoscenza della normativa e delle prassi di gestione dei dati personali;

2. adempiere alle sue funzioni in piena indipendenza ed in assenza di conflitti di interesse;

3. operare alle dipendenze del titolare o del responsabile oppure sulla base di un contratto di servizio.

Il titolare o il responsabile del trattamento dovranno mettere a disposizione del Responsabile della protezione dei dati personali le risorse umane e finanziarie necessarie all’adempimento dei suoi compiti.

I compiti del DPO sono:

Informare il titolare e gli incaricati, circa gli obblighi derivanti dai dati trattati;
Monitorare l’implementazione ed applicazione delle politiche adottate dal titolare in materia di protezione dei dati, assegnazione delle responsabilità, formazione delle risorse umane (in materia di protezione dei dati) ed in materia di verifiche derivanti da quanto sopra;
Assicurare che la “documentazione” di cui ai precedenti punti (l’equivalente del nostro DPS) sia redatta ed efficacemente aggiornata. Vengono riconosciuti importanti principi come l'accountability, ovvero un obbligo del rendiconto delle attività che incidono sulla protezione dei dati personali ma in un'ottica proattiva, per esempio il considerando n. 74 asserisce che "il titolare del trattamento dovrebbe essere tenuto a mettere in atto misure adeguate ed efficaci ed essere in grado di dimostrare la conformità delle attività di trattamento con il presente regolamento, compresa l'efficacia delle misure", inoltre, è previsto che "Per dimostrare che si conforma al presente regolamento, il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento dovrebbe tenere un registro delle attività di trattamento effettuate sotto la sua responsabilità" (considerando n. 82 e art. 30). In questo contesto viene quindi previsto un obbligo di tenere un registro delle attività del trattamento dei dati personali, adempimento solo per alcuni limitati profili simile al Documento Programmatico per la Sicurezza (c.d. D.P.S.) previsto fino al 2012 nel Codice della Privacy (disposizioni abrogate all'art. 34 lett. g e punto 19 dell'Allegato B del Codice della Privacy).
Monitorare che accessi illeciti ai dati siano notificati (ricordiamo che le violazioni di dati personali o data breach devono essere notificate dal controller, senza ritardo, alle autorità competenti ), nel rispetto della norma, all’autorità Garante. Il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato una serie di provvedimenti che fissano per amministrazioni pubbliche e aziende l’obbligo di comunicazione nei casi in cui a seguito di attacchi informatici, accessi abusivi, incidenti o eventi avversi, come incendi o altre calamità si dovesse verificare la perdita, la distruzione o la diffusione indebita di dati personali conservati, trasmessi o comunque trattati. In riferimento agli incidenti informatici, la procedura di garanzia degli interessati (contraenti) coinvolti nella violazione dei dati personali (c.d. Data Breach Notification) non sarà più solo limitata ai soli fornitori di servizi di comunicazioni elettroniche, ma avrà una portata estesa che potrà riguardare sia i diversi operatori dalla sanità che tutti gli operatori di internet e altri.
Monitorare l’efficacia, l’adeguatezza e l’applicazione del DPIA (Data protection impact assessment ovvero l’obbligo di effettuare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati personali) nonché la sistematica autorizzazione e consultazione del titolare al trattamento verso il DPO prima di adottare una decisione che coinvolga il trattamento dati e la privacy;
Rispondere e cooperare con le richieste dell’autorità Garante per la Privacy;
Agire come punto di contatto per le questioni, sollevate dal Garante, correlate ai trattamenti svolti in azienda.

Tutti i ruoli del GDPR: i soggetti coinvolti

I soggetti coinvolti nel nuovo modello organizzativo sul trattamento dei dati – regolamento europeo privacy ue 2016/679 ( ex dps) sono:

Il Titolare del Trattamento, ora chiamato Data Controller o Responsabile del trattamento, dotato di un potere decisionale in ordine alle tecniche da adottare e alle misure organizzative, al fine di garantire la conformità al Regolamento delle operazioni di trattamento dei dati.
Il Responsabile esterno del Trattamento / Amministratore di Sistema, ora chiamato Joint Controller o Co-responsabile del trattamento (ad esempio ad un fornitore di servizi in Cloud )
Il responsabile ed incaricato del trattamento, ora chiamato Data Processor e Incaricato del Trattamento o più semplicemente Data Handler, sarà l’attuale responsabile e potrà procedere al trattamento dei dati solo su istruzione del responsabile.
Il responsabile della sicurezza dei dati, ora chiamato Data Protection Officer (DPO)

Nel nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati, si nota subito un cambio di definizioni, laddove la figura del Responsabile del trattamento come prevista dall’art. 29 del D.Lgs. n. 196/2003 avrà una nuova denominazione con nuovi compiti e funzioni (tra l’altro precisamente stabiliti nel testo europeo citato). Per essere più chiari possibile, la figura che, ad oggi, viene denominata come Titolare del trattamento, una volta entrato in vigore il citato Regolamento UE, assumerà il nome di Responsabile del trattamento. Si aggiunga che la figura dell’Incaricato del trattamento, così come prevista dall’art. 30 dell’attuale Codice privacy, scomparirà completamente

Altra novità sarà la possibilità (in questo caso concessa al Data Subject o Soggetto Interessato) di esercitare i propri diritti nei confronti di ciascun Data Controller Congiunto del trattamento oppure al Joint Controller.

Un elemento cruciale differenzia un Data Protection Officer o DPO da un responsabile privacy ex art. 29, mentre il primo deve essere indipendente e autonomo, il secondo deve agire seguendo solo e soltanto le istruzioni del titolare del trattamento, pertanto, un vincolo che impedisce di godere di ampia indipendenza, tipica invece del nuovo ruolo del DPO.

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