GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI NELLA PA:
SCATTA TRA UN MESE UNA SCADENZA CRUCIALE

Terminate le vacanze e in attesa della riforma del Codice dell’Amministrazione Digitale che verrà, le PA sono subito chiamate a fare i conti con un’importante scadenza per l’innovazione e la dematerializzazione degli uffici pubblici.

L’11 ottobre 2015, infatti, scade il termine per l’adeguamento al DPCM 3 dicembre 2013 contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico.

Si tratta di una tappa assai importante nel percorso verso l’amministrazione completamente digitale che richiede agli enti un adeguamento non solo dal punto di vista tecnologico, ma anche – anzi, soprattutto – da quello organizzativo.

I soggetti interessati

Ma andiamo con ordine e partiamo dai soggetti che sono tenuti a mettersi in regola.

L’ambito di applicazione del DPCM 3 dicembre 2013 coincide con quello del Codice dell’Amministrazione Digitale (art .2, comma 2). Di conseguenza, i soggetti interessati sono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi comprese le Scuole di ogni ordine e grado, le Istituzioni educative, le Aziende e le Amministrazioni dello stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità Montane e loro consorzi e associazioni, le Istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio industria artigianato e agricoltura e loro associazioni; tutti gli Enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le Amministrazioni, le Aziende e gli Enti del servizio sanitario nazionale.

Devono adeguarsi anche tutte le società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione

La nomina del responsabile della gestione dei documenti

In base alle regole tecniche, le amministrazioni devono nominare un Responsabile della gestione documentale per ciascuna area organizzativa omogenea, individuando anche un vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo (nel caso di enti con più aree organizzative omogenee andrà individuato un Coordinatore della gestione documentale).

Può essere nominato responsabile un dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, da preporre al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Il responsabile è figura cruciale nel processo di dematerializzazione: a questo soggetto compete, innanzitutto, l’adeguamento del sistema di protocollo informatico alle nuove regole tecniche (tra le disposizioni più significative, a presidio della funzione certificativa, si segnala l’art. 7, comma 5, in base al quale il registro giornaliero di protocollo deve essere “trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto”).

Questo significa che nel caso in cui le soluzioni già in uso non fossero conformi al DPCM 3 dicembre 2013, il responsabile dovrà verificare se gli aggiornamenti verranno erogati prima della scadenza di ottobre dai fornitori nell’ambito dei contratti in essere oppure se sia necessario procedere ad acquisire una nuova soluzione (attraverso le opportune procedure di evidenza pubblica così come previsto dal Codice dei Contratti Pubblici).

Il Manuale di gestione documentale

Il responsabile della gestione deve occuparsi della predisposizione del piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici d’intesa con il responsabile della conservazione dei documenti informatici, il responsabile dei sistemi informativi e il responsabile per il trattamento dei dati personali.

Il piano della sicurezza è parte del più articolato Manuale di gestione, la cui bozza dovrà essere predisposta dal responsabile e approvato dall’organo che – nell’ambito dell’ordinamento del singolo ente - ha la competenza ad adottare gli atti organizzativi (ad esempio, la Giunta comunale nel caso dei Comuni).

Non è azzardato definire il Manuale della gestione documentale il più importante documento organizzativo della pubblica amministrazione digitale, dal momento che in esso devono essere indicati (art. 5):

- le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici (in modo conforme a quanto previsto dal DPCM 13 novembre 2014);

- l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi;

- la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione;

- l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti;

- le modalità di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei metadati ad essi associati;

- l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo e l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare;

- la descrizione funzionale ed operativa del componente «sistema di protocollo informatico» del sistema di gestione informatica dei documenti;

- i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;

- le modalità di utilizzo del registro di protocollo d’emergenza.

È di tutta evidenza come si tratti di un documento assai complesso che deve necessariamente prevedere il coinvolgimento di tutti i diversi settori dell’amministrazione, in considerazione della circostanza per cui la sostituzione di documenti amministrativi e fascicoli cartacei con documenti e fascicoli informatici comporta una (ormai non più procrastinabile) reingegnerizzazione della gestione di tutti i procedimenti amministrativi.

Per questo motivo, il Manuale – una volta predisposto ed approvato – dovrà essere portato a conoscenza di tutto il personale, attraverso gli opportuni interventi formativi.

Le regole tecniche prevedono, inoltre, che il Manuale venga pubblicato sul sito istituzionale dell’amministrazione. Nel DPCM 3 dicembre 2013 non è specificato dove, ma in base a quanto previsto dal D. Lgs. n. 33/2013 è possibile affermare che il documento debba essere inserito nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito; ovvia conseguenza di quanto appena affermato è che – laddove il Manuale non sia pubblicato – chiunque potrà inoltrare istanza di accesso civico al Responsabile della trasparenza dell’amministrazione ai sensi dell’art. 5 D. Lgs. n. 33/2013.

Quello della pubblicazione sul sito rappresenta, inoltre, un valido deterrente contro la tentazione del “copia-incolla” per le amministrazioni meno zelanti oppure per quelle che pretendessero – nell’imminenza della scadenza – di risolvere l’adempimento in modo formalistico e sbrigativo.