LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC)

Cosa è

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

Benché il servizio PEC presenti forti similitudini con la tradizionale Posta Elettronica, è doveroso dare risalto alle caratteristiche aggiuntive, tali da fornire agli utenti la certezza - a valore legale - dell'invio e della consegna (o della mancata consegna) delle e-mail al destinatario.
La Posta Elettronica Certificata ha il medesimo valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione.
Inoltre, il sistema di Posta Certificata, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibili modifiche al messaggio, sia per quanto riguarda i contenuti che eventuali allegati.

La Posta Elettronica Certificata garantisce - in caso di contenzioso - l'opponibilità a terzi del messaggio.
Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.

I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute" che il messaggio:

• E' stato spedito
• E' stato consegnato
• Non è stato alterato

In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Nel caso in cui il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consentirà la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Vuoi avere la certezza dell'identità del titolare di una casella pec? Il DPCM 27/09/2012 ha previsto una nuova tipologia di PEC, la cd. Pec ID, che a differenza delle PEC ordinarie garantisce ai sensi di legge l'accertamento dell'identità del suo titolare e dell'autore dei messaggi inviati con essa! Non appena l'AgID avrà stabilito caratteristiche, requisiti e procedure tecnico organizzative i Gestori di PEC potranno accreditarsi come Identity Provider ed erogare agli utenti questo nuovo servizio.

A chi si rivolge

L'offerta della Posta Elettronica Certificata di Aruba Pec si rivolge a tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricevere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio computer, in maniera semplice e veloce.

Privilegiando l'utilizzo del servizio PEC rispetto ai tradizionali strumenti di comunicazione (quali fax e raccomandate), si avrà un notevole risparmio di tempo e denaro, ottenuto dal costo fisso della Casella Pec, indipendente dalla quantità/dimensione dei messaggi spediti e/o ricevuti.

Alcuni esempi di utilizzo:

• Privati che vogliono evitare spese e code per l'invio delle proprie raccomandate
• Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea per semplificare i rapporti con clienti e fornitori
• Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri Enti o verso i cittadini
• Inoltro di circolari e direttive
• Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow
• Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture
• Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
• Gestione di gare di appalto
• Privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica Amministrazione (accertamento tributario, etc.)

Vantaggi

• Semplicità: Il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client (Es. Outlook Express) che via web tramite webmail.
• Sicurezza: Il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente garantendo l'integrità dei messaggi inviati e ricevuti
• Valore legale: A differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch'esse opponibili a terzi.
• No Virus e Spam: il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati rende il servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura.
• Risparmio: Confrontando i costi di una casella PEC con quello di strumenti quali fax e raccomandate il risparmio in termini economici e di tempo è notevole.
• Comodità:La casella PEC può essere utilizzata tramite qualsiasi computer collegato ad Internet.
• Costo fisso: Il prezzo annuale di una casella PEC è fisso e non prevede costi aggiuntivi in base all'utilizzo.

Come funziona

I messaggi di posta certificata vengono spediti tra 2 caselle, e quindi Domini, certificati.
Quando il mittente possessore di una casella PEC invia un messaggio ad un altro utente certificato, il messaggio viene raccolto dal gestore del dominio certificato (punto di accesso) che lo racchiude in una Busta di Trasporto e vi applica una firma elettronica in modo da garantirne provenienza e inalterabilità. Successivamente il messaggio viene indirizzato al gestore PEC destinatario, che verificata la firma, provvede alla consegna al ricevente (punto di consegna). A questo punto il gestore PEC destinatario invia una Ricevuta di Avvenuta Consegna al mittente, che può quindi essere certo che il suo messaggio è giunto a destinazione. Durante la trasmissione di un messaggio attraverso 2 caselle PEC vengono emesse altre ricevute che hanno lo scopo di garantire e verificare il corretto funzionamento del sistema e di mantenere sempre la transazione in uno stato consistente.
In particolare:

• Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, genera una ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente; in questo modo chi invia una mail certificata sa che il proprio messaggio ha iniziato il suo percorso.
• Il punto di ricezione, dopo aver raccolto il messaggio di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico che viene inviata al gestore mittente; in questo modo il gestore mittente viene a conoscenza che il messaggio è stato preso in custodia da un altro gestore La Posta Certificata sfruttando crittografia e protocolli di sicurezza riesce a fornire agli utenti un servizio sicuro che sostituisce integralmente il tradizionale servizio di posta (elettronica e cartacea), mettendosi inoltre al riparo da spam, abusi e disguidi.

Tutto ciò è possibile grazie alle caratteristiche del servizio PEC riportate di seguito:

• il messaggio proviene da un gestore di posta certificato e da uno specifico indirizzo e-mail certificato;
• il messaggio non può essere alterato durante la trasmissione;
• privacy totale della comunicazione, avvenendo lo scambio dati in ambiente sicuro;
• garantisce al mittente la certezza dell'avvenuto recapito delle e-mail alla casella di Posta Certificata destinataria, con la spedizione di una ricevuta di consegna, in modo analogo alla tradizionale raccomandata A/R (e con lo stesso valore legale);
• garantisce il destinatario da eventuali contestazioni in merito ad eventuali messaggi non ricevuti e dei quali il mittente sostiene l'avvenuto l'invio;
• garantisce in modo inequivocabile l'attestazione della data di consegna e di ricezione del messaggio e conserva la traccia della comunicazione avvenuta fra mittente e destinatario.
• Fra le caratteristiche salienti è da evidenziare che nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata - in base al Decreto - per 30 mesi in un apposito registro informatico custodito dai gestori stessi: tale registro ha lo stesso valore giuridico delle ricevute.

Cosa succede se una casella Pec Aruba invia un messaggio a un indirizzo di Posta Ordinaria?

Nel caso in cui un account Pec di Aruba invii un messaggio ad un indirizzo di posta elettronica ordinaria, la casella Pec riceverà la Ricevuta di Accettazione ma NON quella di Avvenuta Consegna.

Il destinatario pertanto riceverà la comunicazione ma non verrà inviata al mittente la Ricevuta di Avvenuta consegna.

In questo caso, se il destinatario tenta di rispondere all'e-mail, riceve una notifica di errore (MAILER-DAEMON), salvo la casella Pec mittente non sia configurata in modo tale da ricevere messaggi di posta ordinaria.

Cosa succede se una casella di Posta Elettronica Ordinaria invia un messaggio ad una casella Pec di Aruba?

Nel caso in cui un mittente NON certificato invii un'e-mail ad una casella di Posta Certificata attivata su Aruba, otterrà in risposta un messaggio di errore per mancata consegna (MAILER-DAEMON). Il server di posta Aruba, provvederà a respingere tale messaggio senza inviare alcuna notifica al destinatario.

Sarà comunque possibile variare questa impostazione attraverso il Pannello di Gestione della casella.

Il messaggio di errore (MAILER-DAEMON) verrà inviato al mittente se la casella certificata alla quale ha inviato l'e-mail è gestita dai server Aruba. Nel caso in cui la casella Pec risulti attivata con un gestore certificato diverso da Aruba PEC, l'accettazione o meno del messaggio dipenderà dalla Policy e/o dalla regolamentazione di tale gestore.

La sicurezza di Aruba PEC

Il sistema di Posta Elettronica Certificata di Aruba Pec S.p.A presenta tutte le garanzie di sicurezza compatibili con la tipologia di servizio erogato, sia a livello fisico che a livello informatico.

• Presenza 3 livelli di firewalling con definizione di attente policy di accesso (vengono stabilite le sole porte strettamente necessarie al funzionamento del sistema PEC).
• Sistema di AntiVirus aggiornato con cadenza plurigiornaliera (almeno 4 volte al giorno) in modo da rendere il sistema protetto contro attacchi da parte di software malevolo.
• Prodotti software costantemente aggiornati e "patchati" (al rilascio di un nuovo prodotto o di una patch, dopo una fase di test su un ambiente di staging , viene aggiornato il prodotto in ambiente di produzione).
• Separazione fisica del livello di front end dal livello di back-end e storage in modo da proteggere ulteriormente in dati da accessi indesiderati.

Ulteriore protezione delle macchine che contengono i dati degli utenti attraverso firewall locali

• Sistema ridondato in ogni sua parte in modo da evitare "single point of failure".
• Meccanismo di auto esclusione degli apparati non funzionanti con conseguente dirottamento del traffico sugli altri nodi "gemelli"
• Utilizzo di storage di rete esterni al sistema per aumentare la protezione delle informazioni degli utenti.
• Sistema di backup su doppio supporto per ridurre il rischio di perdita dei dati.
• Utilizzo di protocolli sicuri per il colloquio tra l'utente ed il proprio gestore (SMTP/S,POP3/S,IMAP/S) e tra un gestore e l'altro (STARTTSL)
• Firma dei messaggi con i dispositivi HSM certificati FIPS-2 Level 3.