La  posta elettronica certificata ha un ciclo di vita.

Nel processo di gestione ci sono 3 passaggi significativi.

•  L’invio/la ricezione delle PEC (e delle ricevute di consegna)
• L’archiviazione/protocollazione delle mail (di cui le mail certificate fanno parte) inviate ricevute
• la “messa a disposizione” del documento e/o del contenuto della PEC inviata/ricevuta, in modo semplice  e senza doppioni e/o ridondanze.

Perchè gestire l’intero ciclo di vita delle mail

La  gestione dell’intero ciclo di vita della PEC consente di:

• Aumentare l’uso della PEC integrandolo con la firma digitale (pdf e p7m) e lafirma grafometrica, rendendo a valore legale sia la spedizione sia il contenuto/ allegato del messaggio PEC. (per approfondimenti vedi http://www.lavoraresenzacarta.net/gli-allegati-delle-pec-validi-si-se-firma-digitale/)
• Archiviare correttamente le mail certificate, in particolare quelle con risvolti di tipo legale o contrattuale o che implicano una manifestazione monetaria (prova di un debito/credito)  con la dovuta riservatezza
• Automatizzare l’archiviazione nel caso di  volumi alti di pec in formato .eml per renderli già pronti per la conservazione sostitutiva (Ad esempio per la spedizione di fatture o richieste d’ordini)
• Provvedere alla conservazione sostitutiva delle PEC e delle Ricevute (per approfondimenti vedi:  http://www.lavoraresenzacarta.net/validita-legale-delle-pec-non-basta-larchivio-sicurezza/) potendo così farle diventare a tutti gli effetti prove anche a livello giuridico.

 

Quali sono i principali prodotti che semplificano la vita delle PEC?

Le componenti principali sono 5:

1. PECFLOW per l’invio /ricezione facile delle mail certificate (sia per Notes IBM (Ex Lotus) che per Echange)
2. PROTOCOLLO per l’archiviazione e conservazione
3. SMARTMAIL per l’automazione dell’archiviazione dei messaggi PEC
4. INFOBUS per l’invio massivo di PEC personalizzate
5. FIRMA DIGITALE e FIRMA GRAFOMETRICA

PECFLOW consente di:

• spedire un messaggio di posta certificata direttamente dalla propria posta
• integrarsi in maniera automatica con qualsiasi gestionale spedendo fatture, contratti, ordini
• garantire basandosi sulla PEC una comunicazione assolutamente sicura .

PROTOCOLLO consente di:

• archiviare ed organizzare le PEC in formato .eml con le ricevute di consegna ed accettazione
• consente la conservazione sostitutiva dei documenti

SMARTMAIL consente di:

• automatizzare l’archiviazione e condivisione delle mail sia in entrata che in uscita nel documentale,  trasformando la posta elettronica certificata in patrimonio di conoscenza aziendale
• in entrata, attraverso l’archiviazione automatica o semiautomatica delle mail/pec
• in uscita, attraverso un meccanismo di “invia e protocolla” attivo al momento dell’invio dal proprio client di posta.
• Non ultimo, valorizzare la conoscenza aziendale condivisa,archiviando e rendendo attivi processi esterni di workflow direttamente dalla posta  In modo semiautomatico o completamente automatico

INFOBUS consente di:

• gestire in maniera evoluta le mailing list via PEC/ Mail
• l’invio personalizzato