Conservazione sostitutiva e digitale dei documenti fiscali: cos’è, regole e come fare

Conservazione sostitutiva e digitale dei documenti fiscali, dalle fatture elettroniche ai registri contabili: cos’è e come fare?

La digitalizzazione del Fisco impone ad aziende e professionisti di confrontarsi con lo sviluppo di nuove logiche anche in materia di conservazione a norma di documenti rilevanti ai fini fiscali.

È indubbio che l’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica rappresenti un vero e proprio spartiacque nella gestione dei documenti fiscali. Lo sviluppo del digitale anche nella vita d’impresa e negli studi professionali presenta da un lato numerosi vantaggi ma, in parallelo, impone di confrontarsi con regole specifiche.

La conservazione sostitutiva o elettronica a norma è un processo regolamentato per legge, ed è il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) a fornire i criteri da seguire. Non si tratta della semplice archiviazione di un documento su un supporto informatico, ma di un iter che deve rispettare specifici requisiti.

Conservazione sostitutiva e digitale dei documenti fiscali: cos’è

Conservazione sostitutiva e digitale sono termini che vengono spesso utilizzati come sinonimi, seppur si riferiscano a due processi differenti.

Se è vero che in ambedue i casi la finalità è quella di conservare nel rispetto delle regole del CAD documenti fiscalmente rilevanti, si parla di conservazione sostitutiva per indicare la dematerializzazione di documenti nati in formato analogico, e quindi cartaceo.

Con il termine conservazione digitale ci si riferisce a tutti quei documenti nati in formato elettronico e che, come indicato nelle linee guida AgID, già presentano le caratteristiche dell’immodificabilità e dell’identificazione univoca e persistente. I documenti “nativi digitali” sono inoltre muniti di firma o sigillo elettronico.

Appare quindi evidente che la conservazione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali siano due processi ben differenziati.

Bisogna poi evidenziare un aspetto ulteriore: per i documenti nati in digitale, si pensi alle fatture elettroniche, è obbligatorio procedere con la conservazione elettronica.

Per i documenti cartacei, la conservazione sostitutiva è invece opzionale.

In ambedue i casi, è tuttavia necessario che il processo preservi le caratteristiche dell’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Come funziona la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e come fare

La conservazione sostitutiva in modalità elettronica dei documenti fiscali è regolamentata dal Decreto Ministeriale del MEF del 17 giugno 2014.

L’articolo 2 prevede che i documenti informatici rilevanti a fini fiscali debbano avere le caratteristiche di “immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità”.

Il processo di conservazione deve essere effettuato:

• nel rispetto delle norme del codice civile, del CAD e delle relative regole tecniche, e delle altre norme tributarie relative alla corretta tenuta della contabilità;
• in modo che siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

È inoltre fondamentale che il processo di conservazione dei documenti elettronici termini con l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica.

Per quel che riguarda la scadenza da rispettare, il processo di conservazione deve concludersi entro tre mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi. Per effetto di quanto previsto dal decreto Sostegni n. 41/2021, il termine è prorogato di tre mesi per i documenti relativi al 2020.

Per quel che riguarda la procedura operativa, il processo di conservazione è solitamente affidato a soggetti terzi accreditati, i “conservatori”, che garantiscono il rispetto delle norme previste dal CAD e della normativa fiscale in materia.

Si può scegliere anche di gestire internamente il processo di conservazione, seppur si tratti di un’attività che richiede competenze specifiche e un iter complesso. Come abbiamo avuto modo di vedere, non si tratta di un semplice processo di “archiviazione sul proprio pc”, ma di un complesso di regole e procedure che richiede tempo e adeguata conoscenza della materia.

Conservazione sostitutiva da non confondere con l’archiviazione digitale

Sono numerosi i documenti di prassi prodotti dall’Agenzia delle Entrate relativamente alla conservazione sostitutiva di documenti fiscalmente rilevanti. Tra queste, citiamo la risposta all’interpello n. 236 pubblicata il 9 aprile 2021.

Immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità sono le caratteristiche della conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti a fini fiscali, tra cui (come elencato nella circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006):

• libro giornale e libro degli inventari;
• scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
• scritture ausiliarie di magazzino;
• registro dei beni ammortizzabili;
• registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto.

Oltre a specificare i criteri e le caratteristiche per la conservazione a norma dei documenti fiscali, l’Agenzia delle Entrate ha evidenziato che archiviazione elettronica e conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali restano concetti ed adempimenti distinti, seppur in continuità.

I documenti fiscali tenuti facoltativamente in formato elettronico devono essere posti in conservazione elettronica o, in alternativa, in formato analogico. Non basta archiviare sul proprio pc o su altro supporto informatico la documentazione prodotta.

Conservazione sostitutiva: la figura del Responsabile

In data 11 settembre 2020 l’AgID ha pubblicato le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, che alleghiamo in calce all’articolo per i lettori interessati al tema.

Tra le indicazioni contenute, di seguito ci soffermiamo sul ruolo del responsabile della conservazione, figura prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Questi definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione, e ne governa la gestione con responsabilità e autonomia.

In particolare, il responsabile della conservazione si occupa della gestione dell’intero processo, anche al fine di garantirne la conformità nel tempo sulla base dell’evoluzione normativa, monitora la corretta funzionalità del sistema di conservazione e periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, verifica l’integrità e la leggibilità dei documenti.

Il suo compito è quindi di gestire a 360° il processo di conservazione, garantendone la sicurezza ed assicurandosi che i documenti restino leggibili e accessibili nel tempo.

A lui è inoltre affidato il compito di redigere il manuale di conservazione, che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema adottato.