OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO
PA digitale: scatta l´obbligo di conservazione del registro giornaliero di protocollo
A partire dall´11 ottobre 2015 scatta l´obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.
Scade infatti in tale data, il termine per l´adeguamento al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell´amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Con le Regole tecniche per il protocollo informatico sono state introdotte le seguenti innovazioni:
- introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
- revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
- obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
- superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
- conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
- modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l´introduzione del codice del registro di protocollo
- utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull´anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
- disciplina dell´uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo
- generazione dell´impronta per ogni documento informatico
Con riferimento ai requisiti minimi di sicurezza del Sistema di protocollo informatico, l´art. 7 delle regole tecniche in commento introduce un importante nuovo obbligo: la conservazione digitale "a norma" del Registro giornaliero di protocollo.
L´art. 52, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, (TUDA), stabilisce che il Sistema di gestione informatica dei documenti deve, fra l´altro, garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita dall´Ente
Nello specifico, la registrazione di protocollo deve necessariamente riguardare:
- i documenti ricevuti e spediti dall´amministrazione;
- tutti i documenti informatici;
- le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;
- le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;
- le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.
L´Agenzia per l´Italia Digitale, in vista di tale scadenza, ha pubblicato sul proprio sito internet le "Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo" contenenti le disposizioni sulla produzione e trasmissione del registro in conformità alla normativa vigente.
L´obbligo interessa tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l´Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN) e le Agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall´Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell´ articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311.
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