LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA DELLA POSTA CERTIFICATA

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

DPR n.68 del 11 febbraio 2005: Regolamento recante disposizioni per l´utilizzo della PEC

D.Lgs. n.82 del 7 marzo 2005: Codice dell´Amministrazione digitale, coordinato e aggiornato dal D.Lgs. n.235 del 30 dicembre 2010

DPCM del 6 maggio 2009: Disposizioni in materia di rilascio e uso di caselle PEC

D.L. n.179 del 18 ottobre 2012 (conv. Legge n.221 del 17 dicembre 2012) - artt. 16‐18: Giustizia digitale - Utilizzo della PEC nel fallimento e nelle procedure concorsuali

Decreto Ministero Giustizia n.48 del 3 aprile 2013: Regole tecniche informatiche per il processo civile e il processo penale (Avvocati)

DPCM del 3 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di conservazione dei documenti digitali

UTILIZZO E CONSERVAZIONE

La PEC è un documento informatico!

Le nuove Regole Tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici (DPCM 3 dicembre 2013) impongono alla PA e ai privati una serie di requisiti necessari ad attribuire il valore legale al documento informatico conservato, tra cui vale la pena ricordare:

l´adozione di un sistema di conservazione a norma (art. 3)

l´adozione di metodologie, procedure e modelli organizzativi volti a definire i processi di conservazione più idonei a garantire i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità del documento informatico nel tempo, di cui all´art.3 (artt. 4 e 5)

la definizione dei ruoli e delle responsabilità delle figure coinvolte ed in particolare la nomina obbligatoria di un Responsabile della Conservazione (artt. 6 e 7)

la redazione obbligatoria del Manuale della Conservazione (art. 8)

la realizzazione del processo di conservazione di cui all´art. 9 secondo i requisiti tecnici previsti negli allegati al Decreto.

Il gestore del servizio PEC è obbligato alla conservazione per 30 mesi dei soli tracciati delle trasmissioni dei messaggi (file log). Nulla viene conservato in merito al contenuto del messaggio PEC e degli eventuali allegati.

Lo scambio di informazioni attraverso l´utilizzo della PEC è garantito dall´utilizzatore mediante l´adozione di un sistema a norma di conservazione del documento informatico.

Aziende e professionisti che sono obbligati e intendono mantenere il valore legale nel tempo dei messaggi PEC si avvalgono, pertanto, di un sistema di conservazione dei messaggi PEC, nonché delle loro ricevute e degli eventuali allegati. Un sistema di conservazione a norma garantisce l´opponibilità a terzi in giudizio del documento informatico (PEC).

I messaggi di Posta Elettronica Certificata devono essere conservati almeno una volta all´anno o comunque prima della scadenza del certificato di sottoscrizione.

IT civitas.net, Partner Aruba Pec, offre il servizio per la conservazione a norma delle PEC.