REDIGERE UN MANUALE DI CONSERVAZIONE: ISTRUZIONI PER L´USO

Come è noto, il processo di informatizzazione della memoria documentaria deve includere, per produrre risultati di qualche efficacia, il controllo sulla corretta formazione del documento e il governo del ciclo del documento in tutte le sue fasi, incluso quello della conservazione: nessun processo di trasformazione può avere successo se non prevede la definizione di procedure e il controllo gestionale pianificato di tutte le fasi.

La materia della conservazione digitale è disciplinata dagli artt. 43, 44 e 44-bis del codice dell’Amministrazione Digitale che prevedono disposizioni di carattere generale, mentre per gli aspetti di natura più squisitamente tecnica sono intervenuti il DPCM del 3 dicembre 2013 che detta le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” ed il DPCM del 13 novembre 2014 che detta le regole tecniche per i documenti informatici previste dall'art. 20, commi 3 e 4, dall'art. 22, commi 2 e 3, dall'art. 23, e dall'art. 23-bis, commi 1 e 2 e dall’art. 23-ter del Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. n. 82/2005).

In particolare il DPCM del 3 dicembre 2013 apportando modifiche alla deliberazione CNIPA n. 11/2004 ha introdotto il concetto di "sistema di conservazione", che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi.

Nello specifico viene chiarito che ogni pubblica amministrazione è tenuta ad adottare anche un manuale di conservazione che dovrà illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate ed ogni altra informazione utile alla gestione ed alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione.

In particolare è necessario indicare:

• i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
• la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
• la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
• la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
• la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
• la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
•  la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
• la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
• la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
• i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione;
• le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
• le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

Vediamo adesso più in concreto, quindi, sulla base delle precedenti indicazioni,come può essere strutturato un manuale della conservazione.

Innanzitutto è opportuno illustrare lo scopo del documento, il campo di applicazione, i riferimenti normativi e le principali definizioni di carattere tecnico. A livello introduttivo va chiaramente specificato quali siano i dati identificativi della società o ente, quelli del responsabile della conservazione sia se interno o esterno alla struttura organizzativa (outsourcing).

Ovviamente vanno illustrati i compiti ed i doveri del responsabile della conservazione ed entrando più nel merito bisogna riportare brevi note sull’organizzazione del personale e del lavoro.

Il cuore del manuale è chiaramente rappresentato dall’indicazione dei vari flussi documentali così come specificato in precedenza e delle procedure di riversamento dei documenti (pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione).

Di notevole rilevanza è anche l’illustrazione dell’organizzazione e della localizzazione dei supporti di memorizzazione conservati, incluse le procedure di ripristino degli stessi supporti e della copia di file system.

Ampio spazio deve essere dedicato anche alle procedure di sicurezza del riferimento temporale ed al formato e la struttura dell’evidenza informatica. Non può mancare l’indicazione delle procedure di gestione delle copie di sicurezza : modalità di produzione dei back up, archiviazione dei supporti di back up, definizione della procedura adottata nella verifica dei supporti di backup.

Opportuno è anche un chiaro riferimento alle procedure di gestione degli eventi catastrofici (disaster recovery e continuità operativa), alle procedure di gestione della privacy ed alla manutenzione software ed hardware del sistema di gestione documentale e di conservazione.

Un buon manuale della conservazione deve anche contenere un report sulle verifiche periodiche inerenti alla leggibilità dei documenti conservati ed un report sulle comunicazioni effettuate all’agenzia fiscale dell’impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, per non parlare poi dell’assolvimento della relativa imposta di bollo.