Da oggi, 31 marzo 2015, scatta l’obbligo per circa due milioni di imprese, dalle grandi multinazionali di energia elettrica al piccolo artigiano locale: dovranno adeguarsi alle nuove regole di fatturazione che implicano l’utilizzo di posta elettronica certificata, firme digitali, e un software per archiviare i documenti in modo sicuro per almeno 10 anni.
I NUMERI
Secondo i dati aggiornati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, si è partiti il 6 giugno con oltre 9.050 enti pubblici della Pubblica amministrazione centrale (ministeri, Presidenza del Consiglio, Agenzie fiscali, Forze di Polizia, ecc). Dal primo aprile saliranno a bordo altri 12.450 enti (regioni, province, comuni, università, ecc). Complessivamente si parla di 21mila realtà e 46mila uffici.
CHI RICEVE FATTURA ELETTRONICA
Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale e tutte le altre Pubbliche Amministrazioni non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea oltre a non poter procedere al pagamento dei propri fornitori, neppure parziale, fino allʹinvio del documento in forma elettronica.
Di conseguenza, tutte le imprese ed i professionisti sono tenuei a fatturare in modalità elettronica – nel rispetto della normativa tecnica di cui al D.M. n. 55/2013 – nei confronti della P.A..
LE SCADENZE
La fatturazione elettronica diventa obbligatoria il 6 giugno 2014 per i Ministeri, le Agenzie fiscali e gli Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.
Per le altre Pubbliche Amministrazioni – dopo l’emanazione del decreto Irpef (D.L. n. 66/2014) – l’obbligo è operativo da oggi.
COME EMETTERE FATTURA ELETTRONICA
L’allegato A al D.M. n. 55/2013 dispone che i dati della fattura elettronica devono essere rappresentati in un file .XML non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, che dovrà essere firmato digitalmente.
Le specifiche tecniche operative sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it.
La fattura deve rispettare specifici requisiti di contenuto e sintattici affinché possa essere correttamente inoltrata.
OFFERTE CHIAVI IN MANO, ANCHE GRATUITE
Per chi preferisse soluzioni pronte all’uso vi sono diverse offerte, da Aruba (gratis per il primo anno), a Infocert (gratis per i primi 6 mesi), a Postel. E poi ancora Fatture in Cloud, Fattura 24 o Zucchetti e Sap, e consentono di predisporre la fattura e recapitarla al sistema di interscambio, anche attraverso una cartella di posta elettronica certificata (Pec).
COME INVIARE LE FATTURE
Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:
- Posta Elettronica Certificata (PEC);
- Invio via web;
- Servizio SDICoop – Trasmissione;
- Servizio SDIFTP;
- Servizio SPCoop – Trasmissione.
Il Sistema di Interscambio, una volta ricevuto il file nel formato FatturaPA, effettuerà i controlli sui file ricevuti e procederà all’inoltro all’Amministrazione destinataria della fattura.
COME (E DOVE) CONSERVARE LE FATTURE
Sia i fornitori che le Pubbliche Amministrazioni sono tenuti a conservare le fatture esclusivamente in modalità digitale.
Il processo di conservazione prevede che sulla fattura da conservare debba essere indicizzata in modo univoco, andando a confluire in un lotto di conservazione.
Su questo verrà apposta la marca temporale e, successivamente, la firma digitale del responsabile della conservazione.
ATTENTI AGLI ERRORI!
A 24 ore dal passaggio obbligatorio alla fattura elettronica – che da oggi scatta per 46mila uffici pubblici già registrati e due milioni di loro fornitori – l’errore più comune da evitare è quello di insistere una seconda o magari anche una terza volta a inviare la stessa fattura al sistema di interscambio.
Il numero di fatture rifiutate dalla sistema di interscambio, innanzitutto, è in calo: dal 40% dei primi giorni al 17% di febbraio, dopo il buon 12% toccato in dicembre. Il dato è dell’Agenzia delle entrate, che fa notare come il 30% degli errori sia dovuto alla nomenclatura del file o al doppio invio di una fattura con lo stesso nome. Un buon 28% è scivolato sul formato, passato a una versione aggiornata proprio a inizio febbraio per adempiere alle novità normative. Il file risulta provvisto di firma digitale non valida nel 7% dei casi, mentre il 5% delle fatture è indirizzato a un mittente (ovvero a un codice destinatario di una Pa) sbagliato. I documenti duplicati, e quindi nulli, sono il 10% e gli errori di battitura nei campi di Iva e committente hanno causato l’8% dei rifiuti. Rimane un 12% di problemi di origine diversa.
